Año 2022, vestimenta en el ámbito profesional

¿Es correcto usar tenis para ir al trabajo?, ¿Es un error usar rojo? Algo a considerar es como lo que se vive en el mundo o quizá en un algún país llega a influir en la forma de vestir.

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

El Manual de Carreño y los libros de la historia de la moda cuentan cómo va cambiando la forma de comportarnos así como la forma de vestir según la época, incluso lo que busca proyectar o cambiar en ese momento la humanidad, por ejemplo: cuando las mujeres comenzaron a utilizar pantalones, de igual forma lo que antes se consideraba “correcto y de buen gusto” hoy ya no lo es o tenemos lo opuesto, lo que antes se juzgaba como “poco fino” ahora es correcto y la persona esta de moda: como es el caso del calzado blanco, los tenis en un contexto “casual – formal” o el vestir prendas deportivas sin estar en el gimnasio.

Por tal razón, los códigos de vestimenta en el ámbito laboral sobre todo en ciertos giros se deben adecuar conforme a las nuevas profesiones, por ejemplo: un diseñador gráfico, tecnologías y todos aquellos giros que requieran imaginación, por lo tanto con traje sastre negro no será la vestimenta ideal porque son profesiones creativas y lo que requiere la persona es expresarse a través de prendas así: originales, de colores, llamativas, combinaciones de texturas, etc, porque será una extensión de su estilo y profesión, etc;. Sin embargo, se debe otorgar “cierta libertad” siempre y cuando se respete la esencia de la empresa poque se tiene de por medio la reputación de la misma.

Cuando existen sucesos que sacuden al mundo es cuando vienen los cambios en la indumentaria; después de una guerra y en este caso después de COVID en donde la comodidad se convirtió en el aliado del guardarropa de las personas, incluso en el ámbito profesional. El calzado cómodo sobre todo los tenis se convirtieron hoy más que nunca en esa pieza básica de inversión que la mayoría debe tener en el clóset, considerando que si es un calzado para el trabajo los sneakers no son lo que usan para ir al gimnasio, son aquellos de diseño casual, modernos, los cuales deben estar en perfectas condiciones, limpios y lucir de acuerdo al resto del outfit.

Incluso se sigue viendo esta combinación de prendas “formales” con deportivas, por ejemplo: una hoodie con traje sastre o utilizar camisa y pantalón de vestir con tenis; logrando así un look elegante – sport.

Con relación al color, siempre es importante tener presente la cantidad de color que se utiliza, en qué tipo de prenda y reflexionar sobre la psicología del color; claro que se pude utilizar rojo en el ámbito profesional, sin embargo, es fundamental tener presente qué se quiere comunicar o el giro laboral, porque incluso la moda que vemos ya de un par de años son los trajes sastres con pantalón o bermuda oversize y de colores diversos en tonalidades pastel o incluso vibrantes.

Y para finalizar, algo que definitivamente llegó para quedarse es el código de “vestir de la cintura para arriba” muchas empresas e independientes ya trabajan desde casa o a través de plataformas digitales, por lo tanto, estar sin calzado y con camisa durante la pandemia se convirtió en algo “habitual”, no obstante, te invito a reflexionar con relación al poder psicológico que tiene la ropa y que en ocasiones quizá tengas que ponerte de pie ante la cámara en el teletrabajo.

Nuevos códigos, modas, etc. No existe la imagen ideal, lo que siempre se debe tener presente es qué se busca proyectar como empresa ante los clientes o como profesional independiente.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades exquisitas”, sonríe.

La reputación en internet como profesional

Ser consciente de la imagen que se proyecta en internet es fundamental para todos, sin embargo, es esencial prestar un mayor cuidado a la reputación online cuando se es: jefe, directivo, ejecutivo o empresario porque en un segundo se puede esfumar el profesionalismo, la credibilidad y el respeto que se tiene de los colaboradores o clientes.

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El internet según su uso puede ser el mejor aliado o un enemigo en la actualidad las redes sociales son una plataforma que ayudan a fortalecer el crecimiento profesional, como es el caso de LinkedIn, incluso estar en contacto con el equipo de trabajo, proveedores o clientes a través de los diferentes medios de comunicación como son WhatsApp ya se convirtió en algo habitual.

Lo importante es: al momento que se tiene un contacto profesional en las redes sociales o en algún medio de comunicación digital como es, WhatsApp la fotografía del perfil debe ser reservada, profesional o proyectar una imagen congruente. Recuerda que el cliente esta en contacto con el profesional por lo tanto busca una imagen que le genere confianza y credibilidad.

De igual forma se tiene que ser más mesurado (a) con las publicaciones personales en redes sociales, ser prudente con las publicaciones que expongan en demasía el nivel adquisitivo, por ningún motivo es bien visto publicar todos tus estados emocionales como si tienes alguna pelea con tu pareja o incluso si se esta bajo la influencia de en cierto grado de consumo de alcohol.

Al aceptar contactos profesionales lo más conveniente es revisar constantemente los candados de privacidad de las redes sociales personales, así como de WhatsApp, revisa quien puede ver tus estados, ser consciente que quizá una persona te llegue a etiquetar en una publicación dejando expuesta tu imagen por tal razón es importante activar las restricciones de privacidad y etiquetado para prever alguna situación que pueda afectar la reputación profesional.

A nivel ejecutivo, directivo o gerencial, el cuidado de la reputación online no solo es redes sociales sino el cualquier otro canal de comunicación digital como es al momento de hacer uso del correo electrónico. 

Aquí unos consejos para cuidar la reputación online:

       1) Evita el envío de mensajes que son cadenas.

       2) Mantenerse al margen de contestar mensajes que solo son chismes.

       3) Cuidar redacción, ortografía; mensajes breves, pero claros.

       4) No hacer uso de los emoticones, sobre todo si no se conoce al cliente.

       5) Ser siempre educados a través de la escritura.

 La vida de las personas cada día está más expuesta por medio de los diversos canales digitales a través de los cuales estamos en comunicación, lo importante es ser congruentes con lo que se es.. considerando qué se publica, las fotografías, de la mano con una excelente imagen profesional.

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El protocolo más vigente que nunca

Una de las áreas dentro de la consultoría en Imagen es el Protocolo. En marzo 2019 – 2020 tuve la oportunidad de estudiar la Especialidad en Protocolo en Posgrados ESDAI UP Guadalajara.

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En un principio pensé titular este tema del blog: El protocolo hasta en la sopa; porque literal, el protocolo aplica en una gran diversidad de contextos.

Existen un sinfín de creencias en torno al protocolo, entre ellas: que es algo anticuado, que es muy estricto, que solo aplica en ceremoniales, asuntos diplomáticos, etc. La realidad es que el protocolo esta más vigente que nunca e incluso en casa aplicamos protocolo sin darnos cuenta, al momento de sentarse en las cabeceras los anfitriones en una mesa rectangular, justo ahí se esta aplicando protocolo (precedencia estilo Inglés o precendencia estilo Francés si se sientan al centro), otorgar el mejor lugar al invitado de honor.

Mientras estudiaba la especialidad me preguntaban qué relación tiene con la Consultoría en Imagen, en dónde se aplica lo que estas cursando, etc. El protocolo y la imagen son grandes herramientas de comunicación: al elegir un outfit, sobre todo para el ámbito profesional éste debe ser pensando con estrategia según el objetivo, el entorno y lo que se quiere proyectar. El tipo de prenda, su forma, color, textura; calzado, accesorios ¡todo comunica algo! Y en protocolo aplica de la misma manera, ambos son instrumentos de comunicación silenciosa sumamente poderosas.

Por tal razón, es fundamental tener muy claro qué se quiere comunicar para establecer una estrategia de Imagen y Protocolo. Estas áreas se proyectan mejor si el trabajo se realiza en conjunto, se puede cuidar cada detalle del evento, pero si existe un pormenor en la vestimenta este se volverá el centro de atención o viceversa.

El protocolo es una disciplina que permite crear un puente para lograr una mejor comunicación, convivencia, establece normas, decretos, reglas de cortesía; ayuda con la planeación, desarrollo y ejecución de cualquier evento: diplomático, internacional, empresarial, gubernamental, académico, deportivo, etc.

Cada evento según su giro es único: una graduación, los juegos olímpicos, ceremonia de cartas credenciales, aniversario de la empresa, etc. Sin embargo, en su mayoría siempre vemos elementos importantes como son: uso de símbolos patrios, situar a las personas según la precedencia. Lo importante del protocolo es el criterio que se lleva a cabo para destinar ese acomodo, porque el orden asignado siempre comunica algo.

El protocolo engloba y propicia ese ambiente en el cual se cuida hasta el más mínimo detalle de comunicación e imagen, sobre todo, cuando existen diferencias culturales en dónde a través del respeto regulado por ley sobre el uso de los símbolos patrios, así como son usos y costumbres aplicados con toda la hospitalidad se logra la armonía no solo de un evento, gracias a la imagen y el protocolo la empresa se ve beneficiada con una excelente reputación. Por consiguiente, con la globalización actualmente las empresas deben considerar dentro de su organigrama el departamento de Imagen y Protocolo.

Tener la oportunidad de estudiar la Especialidad en Protocolo en Posgrados ESDAI Universidad Panamericana Guadalajara fue increíble, maestros con gran trayectoria, compañeros de clase maravillosos, cada uno con una profesión distinta hacía que el grupo fuera único en experiencias profesionales. Me llena de dicha ser parte de la primera generación en cursar la primera Especialidad en Protocolo en México.

Con gusto compartiré contigo todo lo aprendido por medio de las publicaciones en mi blog y redes sociales.

 

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Cómo cuidar la imagen profesional en reuniones de trabajo

Cuando se requiere tu asistencia como colaborador a eventos de trabajo organizados dentro de la empresa o incluso fuera de la misma, por ejemplo: participar en networking representando la compañía, es importante considerar varias cosas para cuidar la imagen profesional.

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Al ser colaborador de una empresa, se debe recordar que se esta representando una marca, por tal razón se tiene una imagen “corporativa”, “institucional”,  que establece la compañía a través del uniforme o el código de vestimenta, esto va generado la imagen del personal conforme a los objetivos y metas de la misma.

A nivel profesional se debe ser más consciente de la imagen que se busca o se requiere proyectar en el ámbito laboral, porque al no prestar atención a ciertos detalles en reuniones de trabajo formal o incluso en una reunión de trabajo social, se puede ver seriamente afectada la credibilidad y reputación, no solo de la marca que se representa, también de la persona.

Por tal razón, cuando se requiere tu asistencia como colaborador a eventos de la empresa es importante considera lo siguiente:

Vestimenta:
Es indispensable presentarse bien vestido, es decir, portar la ropa adecuada al tipo de evento; en caso de ser requisito el uso del uniforme, considerar el calzado limpio, que el uniforme este en perfectas condiciones, limpio y planchado.

En caso de no solicitar uso del uniforme, lo ideal es preguntar el código de vestimenta requerido. El objetivo es lucir profesional con buen gusto. Evita por completo llamar la atención en la reunión por tu vestimenta, esto es: no usar colores o estampados muy llamativos, en el caso de las mujeres escotes profundos, falda muy corta o transparencias es un error. Lo más sencillo siempre es lo más formal, profesional y elegante.

Comportamiento en la mesa:
En algunos eventos se tiene el consumo de alimentos, canapés e incluso sirven alcohol. Jamás debes olvidar que estas asistiendo a un evento del trabajo, y que según el tipo de reunión se convive con dueños, jefes, grandes empresarios y compañeros de trabajo.

Por tal razón, la etiqueta en la mesa es fundamental en cualquier persona y en cualquier momento, independientemente del tipo de evento al cual se asiste; mi consejo es sigue las reglas básicas: la servilleta de tela se coloca en el regazo y solo es para limpiar comisuras, los cubiertos se toman iniciando por los de afuera, no hablar con la boca llena, evita hacer ruidos extraños (crujir, sorber), no hablar con los cubiertos en la mano, el plato del pan esta de tu lado izquierdo, tus copas son las de la derecha.

Algo súper importante: no es necesario el abuso del alcohol para divertirse en una fiesta, con el exceso se corre el riesgo de desinhibirse y hacer el ridículo. Ser la burla de la oficina durante mucho tiempo o incluso decir algún comentario fuera de contexto que pueda afectar su puesto en la empresa.

Lenguaje no verbal:
Al asistir a eventos de networking siempre considera tener la mano derecha libre para saludar, evita relajar tu postura al estar de pie e incluso en la silla, siempre muestra empatía hacia la conversación de la otra persona teniendo contacto visual, las posturas espejo son una excelente opción para generar cercanía e interés.

Las reuniones o fiestas del trabajo son para convivir, compartir con los compañeros; sin embargo, siempre debes tener presente el tipo de reunión al que estas asistiendo porque el descuido de cualquier detalle puede afectar tu credibilidad como profesional y la reputación de la empresa que representas.

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Cómo planear un viaje de negocios

En la actualidad la persona que realiza viajes por trabajo es sumamente práctica y está preparada para cualquier eventualidad, cuida cada detalle antes de viajar para que todo se lleve a cabo con éxito durante la reunión

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Para llevar con éxito la reunión de trabajo antes de realizar el viaje sobre todo al extranjero considera todos los factores que puedan llegar a interferir.

Investigación: cuando ya se tiene confirmada la cita lo primero es averiguar desde el clima, los protocolos de negocios de cada país en caso de ser un viaje al extranjero, esto va desde la forma de saludar, los tratamientos, la proxemia (la distancia entre las personas), vestimenta, si es bien visto llevar un regalo corporativo o no regalar nada, e incluso formas de comer y el comportamiento en el contexto laboral; revisar si es necesario el trámite de cierta documentación como son permisos especiales, visa, pasaporte, vacunas, tipo de cambio, voltaje, tipo de enchufe, etcétera.

Hospedaje: reserva en cuanto tengas el lugar y la fecha de la cita, lo ideal es hospedarse a una distancia próxima de dónde será la reunión, con lo cual se optimiza el tiempo, sobre en ciudades que son muy grandes y el tráfico en ocasiones llega a ser de horas.

Traslado: investiga cuál es el mejor medio de transporte para realizar el viaje: auto, avión, autobús, etcétera. Siempre que lo permita y amerite la reunión lo ideal es viajar un día antes de la cita, para prever cualquier eventualidad que pueda afectar la junta con el cliente.

Los beneficios de llegar un día antes al destino son varios: descansar del viaje para presentarte con una imagen óptima el día de la reunión, revisar pendientes, constatar distancias y traslados.

Revisa y confirma con antelación cuál será el medio de transporte a utilizar dentro de la misma ciudad, estando ya en el destino calcula nuevamente el tiempo para llegar puntual a la cita (si la opción es la renta de auto pregunta con tiempo qué documentos necesitas especialmente si es en otro país (otra de las ventajas de llegar un día antes es pasar por el automóvil rentado).

Vestimenta: las citas de negocios suelen ser breves (sólo que se trate de una reunión especial o evento de varios días), por lo tanto viajar con una maleta pequeña es la clave incluso para no documentar.

Antes de hacer la maleta y seleccionar qué ropa llevar, investiga el clima del lugar a dónde se realizará el viaje, si vas a un evento pregunta el código de vestimenta requerido. Lo más importante es ser congruente con el puesto y lo que se busca proyectar como profesional o empresario, incluso si se trata de reunión “profesional-social”.

Incluye prendas que combinen entre sí, logrando así diferentes formalidades. Si no es necesario el traje, un blazer siempre aporta formalidad, como mujer evita los escotes, las transparencias y las prendas muy cortas. La ropa no debe ser un distractor.

Aliados para la cita: son todos aquellos elementos que te ayudan a llevar sin ningún problema la reunión, esto va desde una laptop o tablet (con batería cargada), implemento de escritura, conexión a Internet, adaptador de enchufe en caso de ser necesario, tarjeta de presentación, porta documentos o maletín para llevar todo.

Otra recomendación es informarte más del lugar para mostrar interés y generar tema de conversación. Si es otro país por cortesía es fundamental respetar las costumbres que se tienen para no ofender ni incomodar a las personas.

Aunque ya se tiene la cita con el cliente, no en todos los países se realizan de la misma manera las reuniones de trabajo, por lo tanto es mejor estar preparados y así el viaje de negocios  será un éxito.

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Artículos del cuidado personal para conservar una buena imagen en el trabajo

¿Cuántas horas pasas en tu trabajo? En ocasiones por las distancias o el tipo de horario laboral es casi  imposible ir a casa a “refrescar” la imagen después de varias horas de jornada.

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Ojalá se conservara impecable la apariencia al regresar a casa desde que se sale para ir a trabajar. Por las distancias o incluso el horario laboral, resulta casi imposible dirigirse a casa a dar un retoque o como se dice coloquialmente “una manita de gato”.

Si eres de las personas que pasa muchas horas en el trabajo, en esta ocasión compartiré contigo artículos  básicos que te recomiendo tener guardados en tu oficina porque te ayudarán a mantener el cuidado de tu imagen durante toda la jornada laboral.

Lo primero es cuidar el aliento, y para ello es necesario un  kit de higiene bucal, a veces se suele comer por la oficina, con algún cliente o incluso en el comedor de empleados y se regresa a trabajar, en caso de ser así debes tener los artículos básicos para el cuidado bucal, esto es: cepillo de dientes, pasta de dientes, hilo dental y enjuague bucal (estos dos últimos no son tan necesarios) si no tienes mucho espacio para guardar en tu escritorio, adquiere un kit de viaje, en dónde todos los artículos son de menor tamaño y están dentro de una bolsa transparente lo cual resulta fácil de mover. De igual forma, las láminas de menta son un excelente aliando para conservar un aliento fresco.

Para conservar en caso de que ser necesario el peinado durante todo el día, ten en tu oficina un kit para el cabello, este es muy sencillo, solo es un cepillo o peine, gel o cera según el tipo de productos que utilices.

El cuidado de los zapatos es súper importante en el trabajo, ya que a través de ellos no solo se proyecta el estilo, buen gusto, sino que se relaciona con un tema de higiene, por lo tanto unos zapatos lustrados todos el tiempo siempre te ayudarán a proyectar una buena imagen, según el giro o la actividad el calzado esta más expuesto a ensuciarse, para esto te recomiendo tener un paño o esponja para limpiar los zapatos.

Si bien mi siguiente recomendación no es un artículo del cuidado personal, si te ayudará en caso de una emergencia y este es costurero básico, porque resulta muy incomodo perder un botón de la blusa o camisa en el trabajo y para eso es este kit, puedes hacer un costurero con pocos hilos,  aguja, alfileres, alfileres imperdibles (seguritos). Estos elementos te serán de gran ayuda para colocar o reforzar un botón, hacer una bastilla de emergencia.

Estos artículos te ayudarán en todo momento, si no tienes el espacio en tu oficina o escritorio, adquiere los productos como si fueran de “viaje” lo cual serán de un tamaño menor, por lo tanto no te generarán tanto espacio y serán fácil de guardar. Recuerda, todo lo que te ayude a conservar el cuidar de tu imagen es una inversión.

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5 recomendaciones para vestir el uniforme con buen gusto

“El uniforme hace lucir igual a los colaboradores de la empresa”, sin embargo “la forma de portar el uniforme, es lo que distingue a unos de otros”.

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El uniforme es una extensión de la empresa, por lo tanto, un factor importante de comunicación e imagen. El propósito es dejar una buena impresión en las personas a través del uniforme.

Lamentablemente a veces a al colaborador no le gusta el uniforme, esto a razón de que es una “obligación de vestimenta” por parte de la empresa, que en ocasiones no hace armonía con el estilo personal, no es del color favorito de la persona o porque el diseño y color no favorece en lo absoluto.

Como colaborador, se debe portar con gusto el uniforme, si bien es la vestimenta que requiere la empresa, y es parte del compromiso el usar correctamente todos los días, este se convierte en una extensión de la imagen profesional; Por eso: “La forma de portar el uniforme, es lo que distingue a unos de otros”.

La mayor ventaja que tiene el llevar uniforme es que no pierdes el tiempo y te vuelves loco pensando qué te vas a poner todos los días. Si bien es un atuendo que proporciona la empresa, es responsabilidad del colaborar vestir de manera correcta, por eso te recomiendo lo siguiente:

1.- Ajuste: en ocasiones el proveedor de uniformes no tiene todas las tallas, pregunta si puedes hace cierta modificación para que el uniforme te quede perfectamente a tu talla. Lo ideal es llevar el uniforme con un sastre o costurera para hacer la bastilla (el largo del pantalón en el hombre es donde inicia el tacón del zapato, para la mujer el largo del pantalón será en función de lo alto de la zapatilla, o si es calzado de piso). De igual modo solicita el arreglo de la camisa si te queda muy grande, el ajuste ideal es el que permite el movimiento natural, evitando el botonazo. De igual forma, considera el ajuste en las mangas si es necesario.

2.- Limpio y planchado: esta puede ser una recomendación “muy obvia” que el uniforme siempre debe estar perfectamente limpio y planchado; por lo tanto es importante prestar atención a los cuidados de lavado para no percudir o manchar el uniforme con el resto de nuestra ropa, e incluso, al estar en la oficina ser cuidadosos de no ensuciarnos.

3.- El calzado: reflexiona ¿cuántas horas pasas con el uniforme en una semana? ¡Muchísimas!  Por tal razón te recomiendo comprar zapatos de calidad, piensa en la comodidad y descanso del pie, te aseguro que la inversión vale la pena.

Al ser un zapato para vestir con el uniforme, este debe tener características requeridas para el trabajo, por ejemplo ser cerrado, cierto tacón, suela antiderrapante, etc. Lo más importante es que combine en formalidad, estilo y el color del uniforme, los básicos ideales suelen ser marrón o negro.

4.- Aliados del uniforme: la ventaja de ya tener el uniforme es que solo lo vas a terminar de pulir, y para esto: los accesorios, la bolsa, la cartera, los calcetines, el cinturón se convierten en los aliados para vestir con buen gusto el uniforme. Busca la armonía de formalidad, de estilo y color – “Menos es más”, pero sobre todo la calidad, es algo que usarás todos los días y le dará porte a tu imagen, como puede ser un cinturón, cartera o  bolsa de piel, accesorios discretos, etcétera.

5.- El unirme en invierno: para cubrirte del frio puedes añadir guantes, bufanda o fular y el abrigo. Al igual que en los accesorios lo ideal es optar por la calidad en este tipo de prendas, sobre todo en el abrigo que es una prenda que proyecta elegancia y buen gusto la cual puedes utilizar incluso en un contexto fuera del uniforme.

Algo que sin lugar a dudas forma parte del buen gusto al momento de portar el uniformes es el cuidado personal, todo lo que tiene relación con el aroma corporal, peinado, cuidado de las manos, el uso de la ropa interior adecuada, etcétera. En el ámbito profesional lo óptimo es que sobresalga el conocimiento, las habilidades; que sin importar que todos los colaboradores de la empresa al igual que tú usen uniforme, por la manera en que tú lo portas, te distingue de los demás.

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Los errores más frecuentes al enviar un correo electrónico

Gracias a la tecnología actualmente las redes sociales han cambiando los canales de comunicación entre los clientes y la empresa, de igual forma entre la empresa y sus colaboradores; sin embargo, el uso del correo electrónico dentro de la empresa siempre será un excelente medio de comunicación porque proyecta formalidad y profesionalismo.

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El uso del correo electrónico dentro de una empresa es fundamental, a veces por las prisas, o por considerar al cliente o los compañeros de trabajo “amigos” se pierde un poco “la formalidad”; en este contexto te invito a reflexionar el no olvidar que se trata de correos electrónicos de trabajo y que no sabes hasta dónde puede llegar la información que envías, por lo tanto considera estos consejos para no cometer errores que puedan afectar tu desempeño e imagen profesional.

Asunto: Hola – sin título: en la actualidad muchísimas personas revisan el correo electrónico desde su dispositivo móvil, por lo tanto el título es fundamental para priorizar su lectura. El asunto debe ser breve, claro, preciso. Ejemplo: Cambio de fecha de la reunión del comité.

Evita hablar de varios temas importantes en un solo correo electrónico: malamente por tratar de ser prácticos se hace la redacción de un solo correo electrónico con varios temas. Esto puede afectar la comunicación y generar un problema de seguimiento.  

No cambiar el asunto: en ocasiones se le da seguimiento a un nuevo pendiente en un correo electrónico ya exististe; siguiendo la recomendación anterior – actualiza el asunto para evitar confusiones.   

No eliminar el historial del correo: al momento de reenviar un correo electrónico a otra persona, revisa que la información (historial del correo) que estuviste trabajando es relevante para la persona; en caso de no ser así, borra el historial. NOTA: por ética jamás alterar la información.   

Hacer un teléfono descompuesto del correo electrónico: esto se puede presentar al momento que se envía un correo electrónico CC (con copia) la recomendación es leer todos los correos ya enviados por otras personas antes de enviar una respuesta; de igual forma, si estas involucrado emite tu repuesta en caso de ser necesaria (a veces la confirmación de visto es suficiente), al redactar una respuesta esta debe ser clara y concisa. Lo más importante es estar atentos a no desencadenar un sinfín de correo que quizá lo que se genere es una mala comunicación y confusión de lo que realmente se necesita.

Enviar a otra persona: archiva tu lista de contactos de tal forma que te ayude a evitar este error; es muy común tener como contacto a personas con el mismo nombre y apellido; lo mejor es especificar si es un compañero del trabajo, un cliente, un proveedor, así siempre enviarás el correo electrónico a la persona correcta.

Olvidar adjuntar un archivo: antes de enviar un correo electrónico revisar que ya está el o los archivos adjuntos. Las prisas hace cometer muchos errores, que en el medio profesional y puede llegar a ser un asunto sumamente delicado.

Recuerda, revisa! Principalmente la ortografía, que la redacción del correo electrónico sea clara, de igual forma el título, que el mail de la persona que envías la información es el correcto, así como los archivos adjuntos. Es mejor tomarse unos minutos para confirmar que el correo electrónico que se va a enviar esta al 100, y no por las prisas afectar seriamente algún proyecto de la empresa o tu imagen profesional.

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5 consejos de imagen y protocolo para citas de trabajo vía Skype

La tecnología nos está llevando a estar en comunicación con los clientes en formas diversas; aplicaciones que en su inicio se utilizaban más en un contexto “personal”, ahora son un medio casi habitual para estar en contacto con el consumidor, los seguidores e incluso los mismos proveedores.

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Es imposible no tener “imagen” y con esto me refiero a que todas las personas proyectan algo con la forma de vestir, de hablar, de escribir, etc. Cuidar la parte de la apariencia (vestimenta) es un factor importante en al ámbito profesional; sin embargo, hoy día con el internet un profesionista tiene la ventaja de hacer uso de distintas plataformas para compartir información con clientes que radican en otra ciudad o país; y aquí, entra en juego la reputación online.

Skype es una aplicación que ayuda a conectar a las personas de una manera más rápida. Al utilizar este medio de comunicación en al ámbito profesional lo primero es configurar el perfil para que tenga las características mínimas de un perfil profesional: nombre de usuario, fotografía adecuada, nombre y apellido,  información de contacto como puede ser un correo electrónico profesional y teléfono.

En esta publicación compartiré contigo 5 tips de imagen y protocolo para citas de trabajo con el cliente vía skype y así proyectar una excelente imagen online:

1.- Programar la cita: al momento de confirmar la cita digital, lo más importante es dejar la información lo más clara posible: indicar el día de la semana, la fecha, especificar el horario en 24 horas o AM – PM.  Ejemplo: cita por skype el miércoles 24 de agosto a las 17:00 horas. En caso de programar una cita con cliente de otro país o incluso de otra ciudad es importante cerciorarse de la diferencia de horario y dejar en claro la zona horaria del lugar a considerar para la cita, y así coincidir sin importar la diferencia de horario.

Recordar la cita al cliente un día antes o una hora antes de la fecha.

Conéctate unos minutos antes de la cita para confirmar que todo está bien con la conexión de internet; a la hora de la cita envía un mensaje al cliente si ya está conectado vía skype para indicar que ya estás listo – lista para iniciar la sesión en llamada o videollamada según se requiera o prefiera.

2.- La atmósfera del lugar: lo ideal es estar en un espacio sin ruidos para que esto no sea distractor durante la cita, al realizar videollamada cuida la luz del lugar y el fondo que se proyectará en la cámara (revisa la configuración de sonido y video antes de tu cita para confirmar que todo será de manera profesional). Puedes apoyarte con el uso de audífonos y micrófono de solapa.

3.- Todo listo para una videollamada: nunca te confíes de que solo será llamada, siempre hay que estar preparado – preparada por si el cliente quiere estar en contacto auditivo y visual a través de la video llamada; por tal razón tu imagen profesional debe ser impecable.

4.- Compartir pantalla: en caso de compartir pantalla con tu cliente deja los archivos listos con antelación, así la persona solo verá lo necesario y no perderás tiempo buscando la información entre tus documentos.

5.- Toma notas: al momento de estar en la cita toma nota de los acuerdos o pendiente por realizar después de dicha sesión, así darás seguimiento sin problema.

Para proyectar una excelente imagen profesional online cuida todos los detalles al momento de estar en una reunión de trabajo vía skype desde el saludo mediante el texto, la redacción y ortografía del mensaje para notificar al cliente que ya estás en línea para iniciar la charla, evita el uso de excesivo de emoticones (lo ideal en el ámbito profesional es no usar), ya en videollamada cuidado con el ruido, la luz, la conexión de internet, tu imagen; todas las citas con los clientes son importantes.

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Los buenos modales en la oficina

El objetivo del ser humano es ser feliz; en la actualidad lo ideal es trabajar en algo que te apasione ¡eso es maravilloso! porque estas alegre, te pagan por hacer algo que en verdad te gusta, o estar en una empresa con un excelente ambiente de trabajo en la cual tengas ganas de ir todos los días.

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Para lograr un excelente ambiente de trabajo dentro de la empresa lo más acertado es prestar atención a ciertos detalles que hagan que el personal en verdad se sienta a gusto con presentarse a trabajar, la realidad es que en muchas ocasiones estas cosas son ajenas al trabajador por ser más una responsabilidad de la misma empresa; sin embargo, tú como colaborador puedes fomentar que en tu área de trabajo sí exista una excelente atmósfera.

En el trabajo pasas más de ocho horas al día con las mismas personas; lo que se busca, es que sea un tiempo ameno, entretenido, que con cortesía, amabilidad y compañerismo se promueva un mejor ambiente de trabajo, llevando de la mano una excelente reputación profesional.

A continuación comparto contigo cinco recomendaciones básicas para aplicar los buenos modales dentro de la oficina para lograr un excelente ambiente laboral.

1.- Saludar: al llegar a la oficina saluda a todas las personas que te encuentres en lo que llegas a tu área de trabajo. Al momento de saludar se debe mostrar respeto, el saludo de mano es lo más aceptado, el saludo de beso en la mejilla entre hombre y mujer se utiliza cuando se tiene más confianza. De igual forma, recuerda despedirte.

2.- Sonríe: qué incómodo es ir a trabajar y ver a un compañero o compañera con mala cara! Tener una actitud positiva, agradable, ayuda a que se logre un buen ambiente de trabajo y compañerismo.

3.- Discreción: ser el criticón o la chismosa de la oficina no es algo que hable bien de ti, por el puesto que en ocasiones se desempeña es fundamental ser sumamente reservados y no estar divulgando información de la empresa, del jefe, incluso de los compañeros. De igual modo, si bien se convive con los compañeros de trabajo durante muchas horas, considera ser juicioso – sa con lo que cuentas de tu vida personal.

4.- Modula el tono de voz: si necesitas algo de tu compañero o compañera de trabajo “no grites” levántate, ve a su lugar y pide lo que necesitas o llama a su extensión; de igual forma si estas en una llamada, modula el tono de voz, el resto del personal no tiene por qué enterarse de qué estas hablando. En un ambiente laboral armonioso no hay gritos.

5.- Evita discutir: para pelear se necesitan dos personas, por lo tanto en uno debe caber la prudencia, escucha a tu compañero, identifica qué es lo que está causando la molestia, “no subas la voz, mejora el argumento” y encuentra mejor una solución que beneficie a todos.

Para propiciar un ambiente laboral agradable se requiere ser educados, mostrar respeto, evitar las discusiones,  fomenta el compañerismo y trabajo en equipo, esto solo hablará bien de ti como persona.

 Te espero en el siguiente tema de “Cualidades exquisitas”, sonríe.