¿Cuándo la mala ortografía del colaborador afecta la reputación de la empresa?

Hace un par de días celebré el cumpleaños de una amiga, lo curioso fue al momento de sacar el pastel de la caja ¡la felicitación tenía falta de ortografía!

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

Cuando la empresa contrata a un colaborador a veces «da por entendido» que tiene ortografía, según la premura por integrar a la persona en sus actividades o el puesto a desempeñar es inusual que se realice al candidato un examen de escritura y se deja pasar por alto este pequeño ¡pero grandísimo detalle! que puede afectar seriamente la imagen de la empresa.

Así como la persona tiene reputación, la empresa también tiene y reputación es lo que los demás comentan de una persona o empresa, esto puede ser en positivo o negativo.

El colaborador se convierte en una extensión de la compañía, por lo tanto la capacitación en la empresa debe ser constante, lamentablemente hay temas que no se consideran importantes dentro de la misma, como es este punto de la ortografía del colaborador.

Aquí cuatro situaciones en las que la mala ortografía afecta la reputación de la empresa:

1.- Correo electrónico: independientemente del puesto de todos los colaboradores de la empresa, lo primordial es cuidar la ortografía y redacción, esto para enviar el mensaje con claridad, sin importar si es un correo interno o un correo a un cliente sumamente importante.

2.- Redes sociales: al asignar esta responsabilidad a cierto colaborador, la compañía debe estar 100 % segura de que la persona tiene conocimiento en ortografía y uso. “Lo que se sube a internet, se queda en internet” y éste es un medio viral, en la cual en segundos se puede ver afectada la imagen de la empresa a nivel mundial por un mensaje con pésima ortografía. Lo delicado es que no se ve el rostro del colaborador hace las publicaciones, ni sabemos su nombre, lo que los seguidores tienen frente a dicho medio de comunicación es el logotipo y el nombre de la empresa.

3.- WhatsApp: en la actualidad este es un medio de comunicación habitual entre el cliente y la empresa,  por lo tanto, no se puede pasar por alto el cuidar cada detalle de redacción y ortografía en cada mensaje que se envía.

4.- Textos escritos a mano: si bien el corrector de word o del celular “a veces” ayuda, sin embargo, la realidad es que el correcto ortográfico no tiene la menor idea de la intención del mensaje, y al omitir o colocar el acento de manera errónea cambia el significado al 100 %.

La imagen de la empresa se puede ver afectada cuando el colaborador publica cierto mensaje escrito a mano con letra poco legible, errores ortográficos – Ejemplo: en una pastelería en la cual el colaborador escribe la felicitación, colocar un letrero para dar un aviso, o en un restaurante como es el caso que se puso de moda publicar el menú en pizarra.

La imagen de la empresa la hacen todos, iniciando por los dueños, directivos, gerentes, jefes, y todos los colaboradores que forman parte de cada área. El impacto de la imagen es apariencia, comportamiento y comunicación.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades exquisitas”, sonríe.

5 consejos para cuidar la imagen y reputación de la empresa

Recuerda: jamás dejar ir a un cliente molesto, este se lo contará mínimo a diez personas, y con las redes sociales ¡quizá a más!… un cliente enojado puede destruir por completo la reputación de una empresa.

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Las redes sociales son una gran herramienta de publicidad para las empresas, lo más importante es generar la cercanía con los clientes, interactuar con ellos, agradecer su preferencia.. ¡No solo vender, vender, vender!

Es gracias al consumidor que la empresa se hace valiosa, cuando las personas comienzan a posicionar la marca porque la quieren, porque les gusta el producto o servicio y comparten su experiencia de “boca en boca”, en internet – El poder de la palabra en posicionamiento de marca es fundamental, es la mejor publicidad y es ¡gratis!

La vestimenta adecuada proyecta credibilidad ante el cliente, por lo tanto para posicionar más la marca lo importante es que la empresa tenga claramente definida su identidad. Los colaboradores con uniforme, o si trabajas de manera independiente determinar el estilo y formalidad con la cual te gustaría proyectar tu actividad o profesión.

El color de la marca, la papelería, logotipo, el eslogan — A veces no se confiere la importancia al eslogan, dicha frase proyecta y dice mucho de qué o quién es la empresa… algo sencillo que dice mucho, incluso existe el caso de varias empresas que su eslogan se identifica más que el mismo nombre de la compañía.

Cuidar la reputación de la marca está en las manos de todos los que colaboran en la empresa, es tener calidad en el servicio, cubrir la necesidad de un producto o servicio superando las expectativas del cliente. Muchos colaboradores realizan un excelente servicio, sin embargo, el secreto es ese “lograr superar las expectativas del cliente” Por lo tanto, el consumidor es lo más importante, siempre expresa información importante para el crecimiento de la empresa ¡escúchalo!

Para tener una buena reputación e imagen te comparto los siguientes tips:

1.- Tener una identidad como empresa – uniforme, web, papelería ( tarjetas de presentación, hojas), misión, visión, valores, eslogan, etcétera.

2.- Ser una empresa honesta cumpliendo con el producto o servicio solicitado en tiempo y respetando el precio pactado con el cliente.

3.- Actualizar ocasionalmente ciertos detalles de la imagen de la empresa (uniforme, tarjetas de presentación, muebles de la oficina, equipo, diseño de la página web, redes sociales).

4.- En cualquier situación escuchar al cliente, sobre todo si está molesto.

5.- Contestar de inmediato los comentarios que puedan afectar la reputación de la empresa, sobre todo en redes sociales. Siempre brindar solución ante un problema.

Todo lo que rodea a la compañía debe transmitir lo que es la empresa, así el cliente relacionará cierto color, olor, diseño  o palabra con la compañía.

Si bien un cliente molesto puede manchar la reputación de una compañía, el cliente que esta 100 % satisfecho con una marca es capaz de defender a la empresa en cualquier situación.

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Recomendaciones de protocolo y etiqueta para lograr la calidad en el servicio

En la actualidad, el cliente es más exigente por la diversidad de productos y servicios que tiene a su alcance. La tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental al momento de tomar una decisión de compra; el consumidor busca en la web para comparar el producto en precio y calidad, asimismo evalúa el servicio (reputación) de la compañía.

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Gracias a la tecnología, para bien o para mal, el cliente comparte en redes sociales su experiencia con las empresas, desde la calidad de un producto hasta el más mínimo detalle de servicio: si los colaboradores lo hacen sentir especial, único, ignorado o provocan su molestia; siendo estos últimos el escenario más delicado, porque un cliente enojado no dudará en afectar la reputación de la empresa hablando mal del producto de baja calidad o por un pésimo servicio.

Ya no solo se trata de vender, la competencia en ocasiones es mundial, por lo tanto “es convertir a la empresa en una experiencia inigualable de calidad en el servicio para el cliente”. Los pequeños detalles en el servicio hacen la diferencia, ¡es fundamental que el cliente se sienta atendido y único!

Aquí comparto contigo recomendaciones de protocolo y etiqueta para lograr la calidad en el servicio:

1.- Una sonrisa natural: Es la mejor manera de recibir a un cliente, sonríe es gratis.

2.- Establecer protocolos: Es la forma de convertir el servicio en una experiencia de calidad, un ejemplo de protocolo empresarial es contestar el teléfono al segundo “timbrido”. El objetivo es no hacer esperar al cliente en la línea.

3- Capacitación: Los colaboradores motivados promueven la empresa con gusto; el conocer las instalaciones, los productos o los servicios, fomenta que los empleados orienten al cliente con seguridad y rapidez.

4.- Urbanidad: Promover como parte de la empresa la cultura de excelencia en el servicio, “tratar al cliente como te gustaría ser tratado” con buena actitud, cortesía, un trato amable, etcétera.

La apariencia también es importante porque “una imagen vende más que mil palabras” y un equipo de colaboradores bien presentados con una apariencia impecable, será la mejor carta de presentación ante un cliente.

Independientemente de ofrecer al consumidor un producto de calidad, lo que genera mayores ingresos es un excelente servicio – Un cliente satisfecho es la mejor publicidad para cualquier empresa –

“El éxito de un excelente servicio es sorprender al cliente, crear experiencias únicas; convertir lo ordinario en extraordinario”.

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10 recomendaciones para que el correo electrónico sea un acierto en el trabajo

Recuerdo perfectamente las palabras de mi maestro cuando estaba cursando la materia  habilidades directivas “lo que no está escrito, no existe”. Y  con esta diversidad de medios para comunicarnos en los negocios, el envío de un correo electrónico siempre será un acierto para formalizar y proyectar una imagen mucho más profesional.

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Gracias a la facilidad de la tecnología, realizar interacciones laborares resulta mucho más fácil sin importar en qué parte del mundo se encuentran las personas. En la actualidad se cierran negocios a través de una llamada telefónica, videollamada o una cita en persona. Como profesionista, empresario o directivo, lo más importante es proyectar una imagen sería y crear confianza, por lo tanto, es conveniente enviar a la brevedad un correo electrónico para dejar por escrito los acuerdos establecidos en dicha reunión.

Sigue estos consejos de diseño y contenido para que el correo electrónico sea un acierto en el mundo laboral:

1.- Dirección de correo electrónico: en caso de no contar con un dominio web lo ideal es preferir el uso de Gmail que un  Hotmail; al momento de dar de alta la cuenta según el giro de la empresa registra tu nombre y apellido (alejandraperez@gmail) o el nombre de la empresa (bienestarintegral@gmail.com) reflexionar muy bien este punto ya que el uso de fechas de nacimiento (alejandra100275@gmail) o nombres poco formales (alejefa@gmail) puede afectar seriamente la credibilidad profesional.

2.- Imagen profesional: en el mundo laboral la imagen es reservada; así que evita diseños o imágenes de fondo, letra de colores o el uso de emoticones.

3.- Firma electrónica: indicar en la parte inferior del correo el nombre, puesto o nombre de la compañía; de una manera mesurada se puede añadir datos de la empresa como es teléfono, página web o redes sociales; de igual forma editar la configuración en los dispositivos móviles.

4.- Asunto: el titulo debe ser conciso, que al momento de leer deje muy claro de qué trata el correo, por ejemplo: “cambio de fecha de la reunión del comité”.

5.- Cuerpo del mensaje: sigue estos tres pasos: saludo – contenido – despedida. Cuidar la ortografía y redacción para expresar el motivo del correo de una manera clara y directa; el uso de mayúsculas es agresivo, se relaciona con estar gritando.

6.- Un correo por tema: para dar solución o seguimiento a un pendiente, lo mejor es redactar un correo por tema, así cada uno tiene su grado de importancia y la secuencia lógica en respuestas.

7.- Confirmar citas: especificar el día, la hora y el lugar “nos vemos el martes 15 de julio a las 17:00 horas en mi oficina” – en caso de confirmar una cita online con una persona en otro país, revisar diferencia de horario.

8.- Responder: contestar en un lapso de 24 a 48 horas; lo más importante es emitir un comentario. Si la respuesta se redacta desde el dispositivo móvil puede ser algo sencillo como “enterad@, en breve doy seguimiento” .Si el asunto no es de interés, lo más acertado es ser honestos y breves  “gracias por la información, yo me comunico” o “no estoy interesad@, gracias”.

9.- Horario: enviar correos electrónicos en horario de oficina.

10.- Antes de enviar: revisa, siempre se debe proyectar una imagen profesional aunque se envíe un correo a un colega que es un amigo; ser prudente con las palabras, sin darte cuenta puedes estar contestando un email con C.C.O.(con copia oculta) y ser imprudente, leer nuevamente el contenido, recuerda que no sabes hasta dónde puede llegar un correo electrónico laboral.

Cada persona percibe la información de manera distinta, sobre todo si es un texto. Si el tema es delicado o puede causar cierta confusión lo mejor es confirmar con una llamada la intensión del mensaje.

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Etiqueta social, clave para ser un buen jefe

Un buen jefe se distingue porque no ve a sus colaboradores como una amenaza de conocimiento o edad, al contrario, hace mancuerna con ellos, logrando así un excelente equipo de trabajo y que en ocasiones sobresale el éxito como departamento dentro de la empresa.

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Un buen jefe cuida mucho su imagen desde: higiene personal, así como cada detalle al vestir. Proyecta de una manera sutil su jerarquía con las prendas o aliados del guardarropa como puede ser desde un buen implemento de escritura. Viste de acuerdo a sus objetivos para generar empatía con los colaboradores y proyectar autoridad. Incluso hace un excelente uso del lenguaje verbal y no verbal. 

La soberbia o el abuso de poder no es lo que caracteriza a un líder. Sin  importar el nivel de jerarquía que se tiene ante un grupo de personas, un buen jefe siempre lleva consigo la etiqueta social, los modales; es puntual, saluda a sus colaboradores, sabe el nombre de cada una de las personas que forman parte de su área; trata al personal como seres humanos, por lo tanto muestra empatía y se comunica con respeto.

Reconoce en público el logro de sus colaboradores de manera individual o como equipo, realiza corrección de errores en privado; escucha el punto de vista de cada uno, otorgando así un lugar importante de opinión para fortalecer y generar un mayor crecimiento como departamento.

Un líder se preocupa por el desarrollo y crecimiento de su personal, evita las “juntitis”. Al iniciar la semana realiza una junta para motivar a su equipo, exponer pendientes, plantear objetivos, delegar responsabilidades; la reunión inicia puntual y es breve.

Algo que distingue a un buen jefe es que convive con sus colaboradores, regala obsequios en fechas especiales como son cumpleaños, navidad. Es ejemplo a seguir en su desenvolvimiento profesional, comparte su conocimiento y constantemente se sigue preparando para llegar a ser un buen líder.

Un buen jefe expresa el reconocimiento como “el éxito es de todo el equipo”.

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La tarjeta de presentación en los negocios

La tarjeta de presentación profesional también conocida como tarjeta de visita es una extensión de la actividad que se realiza en un negocio, por lo cual se le debe conferir toda la atención a la misma, partiendo de la información, el diseño, la calidad del papel, la manera de portar, así como la forma de entregar.

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Lo clásico o estándar siempre será bien aceptado, actualmente hay tarjetas de presentación profesionales mejor conocidas como tarjeta de visita en diferentes medidas, formas, incluso con diseños muy creativos según la actividad. En ocasiones se puede incurrir en el error de utilizar una tarjeta de presentación como folleto, se satura de información lo cual según la actividad hace lucir la tarjeta menos profesional, por lo tanto sería un desacierto para ciertos giros, como puede ser un psicólogo, abogado, dentista, estilista, organización de eventos, etcétera.

Es preferible tener una tarjeta de visita con la información necesaria, y posteriormente explicar al cliente la gama de servicios que se ofrecen, inclusive lo más adecuado es tener tarjetas de presentación y folletos (en caso de que se considere necesario según la actividad o el negocio).

Para indicar el correo electrónico en la tarjeta de presentación lo más conveniente es tener un dominio web de la empresa, lo cual proyecta mayor profesionalismo a diferencia de un Hotmail o en su defecto es mejor usar Gmail.

La tarjeta de presentación profesional o tarjeta de visita se entrega con las letras hacia la persona que la recibe, esto para que resulte mucho más sencilla de leer. De igual forma se entrega cuando existe el interés en realizar negocios con la otra persona, o cuando la soliciten; por lo tanto, evita repartir tarjetas  “como folletos” sobre todo en eventos sociales.

Si realizas negocios fuera del país de origen investiga si existe algún protocolo especial para el uso de la tarjeta de visita; como es el caso de Japón, que es tratada con mucho respeto, se hace una pequeña reverencia, se entrega con las dos manos, los pulgares quedan arriba cuidando el no tapar la información y de igual forma se recibe. Incluso en China y otros países orientales no es bien visto guardar la tarjeta sin leer o colocarla en los bolsillos y mucho menos escribir en ella.

Un gesto de etiqueta en los negocios es indicar la información en su idioma (en este caso español) y por el otro lado la misma información en el idioma del lugar que se visita o en inglés por ser el idioma universal en los negocios.

Como empresario, profesionista, siempre lleva contigo tarjetas de presentación profesionales con datos actuales, por ningún modo usar tarjetas con tachones; Así mismo la manera en que portan, un tarjetero invariablemente será mejor opción que la cartera.

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Recomendaciones para viajes de negocios

En la actualidad la persona de negocios suele ser sumamente práctica, sobre todo al momento de viajar. Y para que el viaje se lleve a cabo con éxito considera varios aspectos.

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Una vez confirmado el lugar y horario para el evento o la cita de negocios, lo siguiente es considerar el traslado dentro de la misma ciudad, para calcular el tiempo y llegar puntual a la cita.

De igual manera investigar cuál es la mejor forma de realizar el viaje: auto, avión, autobús. Lo ideal es realizar el traslado un día antes para prever cualquier eventualidad que pueda ser un factor externo que te haga perder tu cita; incluso, al llegar con antelación se logra descansar del viaje y así presentarse con una imagen óptima el día de la reunión.

Si el viaje se realiza en avión, para ganar tiempo, al momento de comprar el boleto recomiendo asignar los asientos, investigar las restricciones de lo que se puede llevar en el equipaje de mano y llegar al aeropuerto con el pase de abordar impreso.

Las citas de negocios suelen ser breves, por lo tanto viajar con una maleta pequeña es la clave para no documentar. Dentro de la maleta incluye prendas que combinen entre sí, logrando diferentes estilos y formalidades. Antes de seleccionar el outfit es fundamental investigar el clima del lugar a donde se realiza el viaje, el código de vestimenta en caso de asistir a un evento especial por negocios, sobre todo el outfit debe ser congruente con el puesto y lo que se busca proyectar como profesionista o empresario, incluso si se trata de reunión “profesional-social”.

Tarjetas de presentación, tablet, implemento de escritura, etcétera, son elementos que no pueden faltar en una cita de negocios.

Jamás está de más que antes de realizar el viaje  informarse del lugar, sobre todo si es otro país, por ejemplo: si existe diferencia de horario, clima, moneda, conectores de corriente eléctrica, costumbres, manera de saludar, proxemia, vestimenta.

Aunque ya se tiene la cita con el cliente, no en todos los países se realizan de la misma manera las reuniones de trabajo, por lo tanto es mejor estar preparados y así el viaje de negocios, se realice con éxito.

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