La importancia de la cámara en videoconferencias

Realizar reuniones laborares a través de una plataforma digital no es algo nuevo, sin embargo, ahora más que nunca por la situación que estamos viviendo esto llegó para quedarse, y será en muchas empresas la nueva forma de interactuar entre colaboradores y con el cliente.

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

El desarrollo de las plataformas digitales desde hace tiempo ya nos llevaba a interactuar a través de video llamadas, por lo tanto, el uso de la cámara se convirtió en la nueva forma de generar una mayor conexión entre las personas, de ahí que, es fundamental otorgar la importancia que se tiene cuando se está en una videoconferencia sobre todo en un contexto profesional.

En publicaciones anteriores por medio de mi blog encontrarás otros temas relacionadas con esto: Cómo ser excelentes anfitriones en videoconferencias profesionales, Netiqueta e imagen como participante en videoconferencias.

En imagen todo es percepción y hoy más que nunca lo que proyecta tu vestimenta o en torno envía mensajes a las personas a través de la cámara, por eso, es importante usar las prendas adecuadas, que todo a tu alrededor sea favorecedor y no se convierta en un distractor que pueda afectar tu imagen profesional.

Al no estar en contacto con las personas la interacción por medio de videoconferencias facilita llevar a cabo reuniones sin importar la distancia, el país, incluso la diferencia de horario; esto es algo que permite y favorece el crecimiento de las compañías o emprendedores.  Lo más valioso es minimizar esa sensación de lejanía; para eso es fundamental tener siempre la cámara encendida, viendo al lente de la cámara cuando se esta hablado con las personas, eso proyectará interés, genera conexión, internación más directa porque la persona siente como si se le estuviera viendo a los ojos.

El lenguaje no verbal forma parte de la comunicación, efectuar el moviendo de las manos de manera natural ayuda a proyectar credibilidad, otorgar fuerza, énfasis, dirección a un mensaje; no porque se esté detrás de una cámara la persona debe estar sin moverse, eso lejos de generar una conexión y cercanía proyecta desconfianza.

Cuando se tiene la cámara apagada, se percibe a la persona ausente, porque no se sabe si en verdad esta presente, de modo que siempre considera tener la cámara encendida; y como siempre tenemos excepciones en todo, y aquí también: sí apaga la cámara en videoconferencia cuando algo a tu alrededor pueda afectar seriamente tu reputación profesional.

Las videoconferencias ya son una realidad, prepárate antes de conectarte, la cámara debe estar a la altura de los ojos, en un lugar fijo; si te conectas del celular evita estar caminado, quédate en un lugar (adquirir un tripié es una inversión) así tu celular tendrá altura y estabilidad.

Recuerda que: En imagen, todo comunica; por eso la importancia de la cámara en videoconferencias.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”, sonríe.

Cómo ser excelentes anfitriones en videoconferencias profesionales

Las videoconferencias llegaron para quedarse, hoy más que nunca la tecnología y diversidad de opciones para comunicarnos a través de esta vía ha llevado a muchos profesionales a adaptar y ajustar su manera de trabajar al mundo digital.

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

Al momento de tener una reunión en el contexto profesional es fundamental cuidar cada detalle, porque se puede llegar a poner en riesgo la imagen o incluso afectar la reputación de la marca que se representa.

Al organizar la reunión virtual sigue los siguientes consejos para dejar una excelente impresión:

1.- Invitación: informar a los participantes de la reunión mediante una invitación digital o correo electrónico. Es importante compartir todos los detalles, notifica: el día, horario (zona), plataforma, algún requisito si es necesario, informar si es cupo limitado o si se requiere confirmar asistencia.

2.- Puntualidad: al ser tú quien dirige la reunión es fundamental conectarte minutos antes para realizar pruebas de: audio, iluminación, conexión de internet. Para iniciar la reunión considera uno o dos minutos para comenzar puntualmente con la reunión virtual.

3.- Bienvenida: al iniciar saluda y agradece a los asistentes su participación a la reunión, menciona en caso de que se encuentre presente alguna personalidad.

4.- Protocolo de la reunión: mencionar a los asistentes cuáles son las reglas de comportamiento dentro de la videoconferencia, por ejemplo: la forma de solicitar la palabra, el uso correcto de la palabra a través del audio, así como la participación a través del chat o si es necesario tener prendida la cámara.

Establecer las reglas desde el inicio permite llevar con orden la reunión, considera todas las que sean necesarias para buena logística según el objetivo a seguir durante la videoconferencia, y si es necesario recordarlas a los asistentes un par de veces durante la reunión.

5.- Personas de apoyo: en ocasiones es importante contar con la ayuda de ciertas personas para que desempeñen actividades específicas que permitan llevar de mejor forma la videoconferencia, esto puede ser: asignar a alguien responsable de la minuta, tener un moderador que guie y lleve a los participantes a una buena convivencia virtual teniendo muy presente los tiempos de participación para no extender la duración de la reunión; también es importante considerar quién será la persona que otorgue soporte técnico a los participantes con el uso de la plataforma, enviado información por el chat y concentrar las preguntas escritas a través del mismo.

En caso de no tener personas que te apoyen durante la logística, es fundamental como anfitriones de la videoconferencia estar súper atentos a cualquier detalle.

6.- Despedida: Al final la reunión considera una conclusión – cierre a manera de resumen, reflexión según el objetivo de la videoconferencia y el mensaje que quieras dejar a los asistentes a la reunión. Despídete y agradece su participación y asistencia.

7.- Cierre: antes de decir cualquier otra cosa fuera de contexto, asegúrate de cerrar el programa y estar totalmente fuera de la plataforma, al cerrar es importante cuidar lo que se habla, porque los participantes todavía están conectados y se puede escuchar algún comentario fuera de lugar.

 

Imagen es percepción y no solo la vestimenta habla bien de la persona que es anfitrión de una reunión virtual, hoy más que nunca la cortesía en el medio digital juega un papel importante para dejar una excelente imagen como anfitriones en reuniones virtuales profesionales, cuida cada detalle, porque todo comunica.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”, sonríe.

Netiqueta e imagen como participante en videoconferencias

Siempre se habla de la primera impresión cuando se conoce a una persona de forma presencial, ahora más que nunca también se debe pensar en la primera impresión digital y cuál es la reputación que se deja al asistir como participante en una videoconferencia.

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

Las videoconferencias se quedarán como parte habitual de la comunicación actual, cuando se conoce a una persona siempre se habla de la primera impresión y ahora en el medio digital también se debe pensar en ello, porque si bien el lenguaje no verbal es importante, no es todo lo que envía señales que puede afectar o fomentar la reputación de una persona; por ejemplo, participar en el chat a través de un texto con faltas de ortografía daña la imagen.

Una persona educada se comporta siempre así en todo momento, hemos visto infinidad de historias que ha sucedido entorno a las videollamadas y en ocasiones la persona ni es consciente de que esta afectado su imagen, el otro día estuve como participante en una charla y una persona de las conectadas tenía el micrófono prendido, comenzó a regañar a su hijo, fueron unos segundos muy incómodos. Un pequeño descuido de mostrar algo ante la cámara o decir algo fuera de lugar según el contexto puede causar un momento sumamente incómodo, avergonzar o desencadenar algo peor.

Por tal razón comparto contigo recomendaciones para cuidar tu netiqueta e imagen como participante en videoconferencias.

  • Netiqueta: es ser una persona educada en el mundo digital y aplica en diversas situaciones, por ejemplo:
    • Saludar al ingresar a la videoconferencia: esto puede ser con un texto en el chat o brevemente a través de la cámara y vídeo activos, después de este gesto de educación y cortesía en seguida colocar el micrófono en silencio.
    • Participación durante la charla: depende del tipo de plática y número de personas conectadas, en ocasiones al ser un evento numeroso se silenciarán los micrófonos de todos para lograr una mejor presentación, siendo así, puedes solicitar la palabra a través de un mensaje de texto en el chat, incluso participar por ese mismo medio; de igual forma existen plataformas que dan la opción de activar el botón de “levantar la mano”.
    • Silenciar el micrófono: por respeto al expositor y al resto de los participantes, se debe conservar en silencio el micrófono todo el tiempo con el fin de evitar eco, interferencia de ruidos, pero sobre todo para no quitar la palabra al ponente; y activar solo cuando lo autoricen.
    • Comportamiento: evita las cosas que puedan ser un distractor, la conducta se percibe a través de la pantalla, cuando una persona no esta atenta a la videoconferencia lo demuestra con el lenguaje no verbal: es evidente que observa el celular, la mirada esta dispersa, bosteza. Por respeto, lo correcto es tener la mirada en la presentación.
    • Cámara prendida: según el contexto de la videoconferencia, lo ideal es tener la cámara prendida para que el resto de los asistentes te puedan ver.
    • Despedirse: casi al terminar la charla puedes agradecer, dejar tus comentarios y despedirte por escrito, hacer el movimiento de las manos proyectado “despedida, adiós” o activar el micrófono si lo permiten.

 

  • Imagen personal: sin importar que sea una reunión virtual, la persona debe presentarse vestida de acuerdo a la ocasión, si bien los códigos de vestimenta al estar en casa se relajan más de la parte inferior, no así de la parte superior. Cuidar el color de la ropa, el tipo de prendas según lo que se quiere proyectar, los accesorios, el peinado; el secreto es estar cómodos dentro de la formalidad que se requiere.

 

  • Imagen ambiental: cuida que las cosas que tienes como marco virtual no sean un distractor o que puedan afectar tu imagen sobre todo profesional (color de la pared, decoración, iluminación, etc.).

 

En imagen todo comunica, cada detalle es un estímulo que perciben la personas que te observan a través de la pantalla, muchas de las cosas tendrían que hacerse por sentido común por tratarse de un tema de educación sin importar que sea en el mundo digital, recuerda, la reputación de una persona también esta en internet.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”, sonríe.