¿Cuántos grupos de WhatsApp tienes que hace meses no se utilizan y no sabes cómo salirte? O ¿Cuántas veces el chat se convierte en dolor de cabeza por la falta de profesionalismo?
Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.
La Netiqueta es la educación de una persona en el mundo virtual, hoy más que nunca estamos conectados a través de diversos canales de comunicación digital y cada uno de ellos tiene sus “normas” de urbanidad las cuales permiten para llevar a cabo una comunicación adecuada y profesional.
Si bien los inicios de WhatsApp fueron para estar en contacto con la familia, amigos; hoy ya se convirtió en una gran herramienta de comunicación para estar en contacto con clientes, colaboradores, alumnos, o estar en chats que fomentan el Networking.
Cuando de normas de urbanidad se trata es importante ser prudentes, respetuosos y aplicar el sentido común, sobre todo en el medio digital en dónde una palabra puede ser interpretada de muchas formas porque no estamos viendo a la persona.
Los grupos de WhatsApp se convirtieron en un canal que facilita la comunicación y el intercambio de información en el ámbito laboral, por lo tanto, comparto contigo ciertas recomendaciones que te ayudarán para cuidar tu reputación digital:
1.- Crear un grupo: si eres la persona que esta formando el grupo es importante editar la información como es: añadir alguna imagen que tenga relación al objetivo del chat, indicar el nombre del grupo (este debe ser breve y claro porque solo se tienen pocos caracteres); así al momento de añadir a los participantes sabrán de qué se trata. Es importante ser cuidadosos que en verdad se está añadiendo a la persona correcta.
Según sea el objetivo del grupo se puede involucrar a otras personas como administradores.
2.- Bienvenida al grupo: una vez que ya se tiene a todos los participantes es importante dar la bienvenida a la brevedad, agradecer su presencia e informar cuál es el objetivo por cual se creó el chat, así mismo informar cuál es la Netiqueta o protocolo a seguir dentro del grupo como es: evitar enviar memes o chistes, horario, temas fuera del objetivo, uso correcto del lenguaje, etc.
3.- Silenciar el chat: al estar en un grupo laboral este en ocasiones tendrá gran cantidad de mensajes, por tal motivo, lo ideal es que se encuentre sin sonido, la aplicación tiene la opción de silenciar las notificaciones incluso por un año. Será responsabilidad del participante activar esta función y estar revisando periódicamente la actividad de chat, sobre todo recordando que es en un contexto profesional y quizá en algún momento llegue a surgir algún pendiente importante.
4.- Netiqueta y comunicación: como participantes es importante ser educados en todo momento y aplicar el sentido común según se requiera nuestra participación, como es: saludar, presentarse brevemente en caso de ser necesario, enviar mensajes de voz breves y claros, de igual forma ser prudentes con el envío excesivo de mensajes (lo ideal es una idea en un solo mensaje) cuidar la redacción y ortografía, evitar escribir en mayúsculas, ser prudentes con el uso de emojis y gifs, leer antes de contestar, responder directamente a la persona que requiera la respuesta, evitar se generen conflictos, mostrar siempre una comunicación profesional y respetuosa, ser precavidos antes de enviar información delicada que sea en el chat adecuado.
Debemos recordar que es un grupo entorno al ámbito laboral y como tal se debe cuidar la reputación de la empresa, la imagen institucional y la imagen profesional como participante.
5.- Cerrar y salir el chat: algunos grupos solo se abren para temas muy específicos, por lo tanto, como administrador debes estar muy pendiente que una vez logrado el objetivo por el cual se reunieron a las personas, a más tardar al día siguiente agradecer su participación e informar que se pueden salir del grupo porque este será eliminado. Como participantes será importante despedirte.
Lamentablemente se tiene el caso que un sinfín de grupos que jamás se eliminan y el WhatsApp se convierte en un montón de grupos sin usar en dónde el usuario no sabe ni cómo salir; si ese es tu caso, lo ideal es identificar las características del grupo y al lograrse el objetivo puedes esperar unos días e informar a los participantes que abandonarás el chat y te despides o preguntar a las personas que son administradores si es necesario seguir.
Como recomendación extra considera lo siguiente: si bien WhatsApp es una aplicación que tenemos todo el tiempo activa por estar en el dispositivo móvil, lo importante es ser prudente con relación a cuándo y a qué hora se hace uso de ella, por esa razón evita el envío de mensajes: en horario de comida, por la noche, fines de semana o días festivos. Recuerda que es un chat profesional y se debe respetar la vida personal del resto de los participantes.
Te invito a aplicar estos consejos de comunicación y Netiqueta en grupos de WhatsApp laborales para cuidar tu reputación digital, sobre todo, para que estos se conviertan en grupos productivos y que fomenten la buena comunicación y no que se conviertan en un dolor de cabeza para los participantes.
Te espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”, sonríe.
