Cómo planear un viaje de negocios
En la actualidad la persona que realiza viajes por trabajo es sumamente práctica y está preparada para cualquier eventualidad, cuida cada detalle antes de viajar para que todo se lleve a cabo con éxito durante la reunión
Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.
Para llevar con éxito la reunión de trabajo antes de realizar el viaje sobre todo al extranjero considera todos los factores que puedan llegar a interferir.
Investigación: cuando ya se tiene confirmada la cita lo primero es averiguar desde el clima, los protocolos de negocios de cada país en caso de ser un viaje al extranjero, esto va desde la forma de saludar, los tratamientos, la proxemia (la distancia entre las personas), vestimenta, si es bien visto llevar un regalo corporativo o no regalar nada, e incluso formas de comer y el comportamiento en el contexto laboral; revisar si es necesario el trámite de cierta documentación como son permisos especiales, visa, pasaporte, vacunas, tipo de cambio, voltaje, tipo de enchufe, etcétera.
Hospedaje: reserva en cuanto tengas el lugar y la fecha de la cita, lo ideal es hospedarse a una distancia próxima de dónde será la reunión, con lo cual se optimiza el tiempo, sobre en ciudades que son muy grandes y el tráfico en ocasiones llega a ser de horas.
Traslado: investiga cuál es el mejor medio de transporte para realizar el viaje: auto, avión, autobús, etcétera. Siempre que lo permita y amerite la reunión lo ideal es viajar un día antes de la cita, para prever cualquier eventualidad que pueda afectar la junta con el cliente.
Los beneficios de llegar un día antes al destino son varios: descansar del viaje para presentarte con una imagen óptima el día de la reunión, revisar pendientes, constatar distancias y traslados.
Revisa y confirma con antelación cuál será el medio de transporte a utilizar dentro de la misma ciudad, estando ya en el destino calcula nuevamente el tiempo para llegar puntual a la cita (si la opción es la renta de auto pregunta con tiempo qué documentos necesitas especialmente si es en otro país (otra de las ventajas de llegar un día antes es pasar por el automóvil rentado).
Vestimenta: las citas de negocios suelen ser breves (sólo que se trate de una reunión especial o evento de varios días), por lo tanto viajar con una maleta pequeña es la clave incluso para no documentar.
Antes de hacer la maleta y seleccionar qué ropa llevar, investiga el clima del lugar a dónde se realizará el viaje, si vas a un evento pregunta el código de vestimenta requerido. Lo más importante es ser congruente con el puesto y lo que se busca proyectar como profesional o empresario, incluso si se trata de reunión “profesional-social”.
Incluye prendas que combinen entre sí, logrando así diferentes formalidades. Si no es necesario el traje, un blazer siempre aporta formalidad, como mujer evita los escotes, las transparencias y las prendas muy cortas. La ropa no debe ser un distractor.
Aliados para la cita: son todos aquellos elementos que te ayudan a llevar sin ningún problema la reunión, esto va desde una laptop o tablet (con batería cargada), implemento de escritura, conexión a Internet, adaptador de enchufe en caso de ser necesario, tarjeta de presentación, porta documentos o maletín para llevar todo.
Otra recomendación es informarte más del lugar para mostrar interés y generar tema de conversación. Si es otro país por cortesía es fundamental respetar las costumbres que se tienen para no ofender ni incomodar a las personas.
Aunque ya se tiene la cita con el cliente, no en todos los países se realizan de la misma manera las reuniones de trabajo, por lo tanto es mejor estar preparados y así el viaje de negocios será un éxito.
Te espero en el siguiente tema de “Cualidades Exquisitas”.
