Los errores más frecuentes al enviar un correo electrónico
Gracias a la tecnología actualmente las redes sociales han cambiando los canales de comunicación entre los clientes y la empresa, de igual forma entre la empresa y sus colaboradores; sin embargo, el uso del correo electrónico dentro de la empresa siempre será un excelente medio de comunicación porque proyecta formalidad y profesionalismo.
Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.
El uso del correo electrónico dentro de una empresa es fundamental, a veces por las prisas, o por considerar al cliente o los compañeros de trabajo “amigos” se pierde un poco “la formalidad”; en este contexto te invito a reflexionar el no olvidar que se trata de correos electrónicos de trabajo y que no sabes hasta dónde puede llegar la información que envías, por lo tanto considera estos consejos para no cometer errores que puedan afectar tu desempeño e imagen profesional.
Asunto: Hola – sin título: en la actualidad muchísimas personas revisan el correo electrónico desde su dispositivo móvil, por lo tanto el título es fundamental para priorizar su lectura. El asunto debe ser breve, claro, preciso. Ejemplo: Cambio de fecha de la reunión del comité.
Evita hablar de varios temas importantes en un solo correo electrónico: malamente por tratar de ser prácticos se hace la redacción de un solo correo electrónico con varios temas. Esto puede afectar la comunicación y generar un problema de seguimiento.
No cambiar el asunto: en ocasiones se le da seguimiento a un nuevo pendiente en un correo electrónico ya exististe; siguiendo la recomendación anterior – actualiza el asunto para evitar confusiones.
No eliminar el historial del correo: al momento de reenviar un correo electrónico a otra persona, revisa que la información (historial del correo) que estuviste trabajando es relevante para la persona; en caso de no ser así, borra el historial. NOTA: por ética jamás alterar la información.
Hacer un teléfono descompuesto del correo electrónico: esto se puede presentar al momento que se envía un correo electrónico CC (con copia) la recomendación es leer todos los correos ya enviados por otras personas antes de enviar una respuesta; de igual forma, si estas involucrado emite tu repuesta en caso de ser necesaria (a veces la confirmación de visto es suficiente), al redactar una respuesta esta debe ser clara y concisa. Lo más importante es estar atentos a no desencadenar un sinfín de correo que quizá lo que se genere es una mala comunicación y confusión de lo que realmente se necesita.
Enviar a otra persona: archiva tu lista de contactos de tal forma que te ayude a evitar este error; es muy común tener como contacto a personas con el mismo nombre y apellido; lo mejor es especificar si es un compañero del trabajo, un cliente, un proveedor, así siempre enviarás el correo electrónico a la persona correcta.
Olvidar adjuntar un archivo: antes de enviar un correo electrónico revisar que ya está el o los archivos adjuntos. Las prisas hace cometer muchos errores, que en el medio profesional y puede llegar a ser un asunto sumamente delicado.
Recuerda, revisa! Principalmente la ortografía, que la redacción del correo electrónico sea clara, de igual forma el título, que el mail de la persona que envías la información es el correcto, así como los archivos adjuntos. Es mejor tomarse unos minutos para confirmar que el correo electrónico que se va a enviar esta al 100, y no por las prisas afectar seriamente algún proyecto de la empresa o tu imagen profesional.
Te espero en el siguiente tema de “Cualidades exquisitas”, sonríe.
