Empresas – Página 2 – Melissa López 360

Los errores más frecuentes al enviar un correo electrónico

18 agosto, 2017 Leave a comment

Gracias a la tecnología actualmente las redes sociales han cambiando los canales de comunicación entre los clientes y la empresa, de igual forma entre la empresa y sus colaboradores; sin embargo, el uso del correo electrónico dentro de la empresa siempre será un excelente medio de comunicación porque proyecta formalidad y profesionalismo.

Bienvenidos nuevamente a “Cualidades Exquisitas” un espacio donde aprenderás por qué cuidar nuestra imagen es fundamental.

El uso del correo electrónico dentro de una empresa es fundamental, a veces por las prisas, o por considerar al cliente o los compañeros de trabajo “amigos” se pierde un poco “la formalidad”; en este contexto te invito a reflexionar el no olvidar que se trata de correos electrónicos de trabajo y que no sabes hasta dónde puede llegar la información que envías, por lo tanto considera estos consejos para no cometer errores que puedan afectar tu desempeño e imagen profesional.

Asunto: Hola – sin título: en la actualidad muchísimas personas revisan el correo electrónico desde su dispositivo móvil, por lo tanto el título es fundamental para priorizar su lectura. El asunto debe ser breve, claro, preciso. Ejemplo: Cambio de fecha de la reunión del comité.

Evita hablar de varios temas importantes en un solo correo electrónico: malamente por tratar de ser prácticos se hace la redacción de un solo correo electrónico con varios temas. Esto puede afectar la comunicación y generar un problema de seguimiento.

No cambiar el asunto: en ocasiones se le da seguimiento a un nuevo pendiente en un correo electrónico ya exististe; siguiendo la recomendación anterior – actualiza el asunto para evitar confusiones.

No eliminar el historial del correo: al momento de reenviar un correo electrónico a otra persona, revisa que la información (historial del correo) que estuviste trabajando es relevante para la persona; en caso de no ser así, borra el historial. NOTA: por ética jamás alterar la información.

Hacer un teléfono descompuesto del correo electrónico: esto se puede presentar al momento que se envía un correo electrónico CC (con copia) la recomendación es leer todos los correos ya enviados por otras personas antes de enviar una respuesta; de igual forma, si estas involucrado emite tu repuesta en caso de ser necesaria (a veces la confirmación de visto es suficiente), al redactar una respuesta esta debe ser clara y concisa. Lo más importante es estar atentos a no desencadenar un sinfín de correo que quizá lo que se genere es una mala comunicación y confusión de lo que realmente se necesita.

Enviar a otra persona: archiva tu lista de contactos de tal forma que te ayude a evitar este error; es muy común tener como contacto a personas con el mismo nombre y apellido; lo mejor es especificar si es un compañero del trabajo, un cliente, un proveedor, así siempre enviarás el correo electrónico a la persona correcta.

Olvidar adjuntar un archivo: antes de enviar un correo electrónico revisar que ya está el o los archivos adjuntos. Las prisas hace cometer muchos errores, que en el medio profesional y puede llegar a ser un asunto sumamente delicado.

Recuerda, revisa! Principalmente la ortografía, que la redacción del correo electrónico sea clara, de igual forma el título, que el mail de la persona que envías la información es el correcto, así como los archivos adjuntos. Es mejor tomarse unos minutos para confirmar que el correo electrónico que se va a enviar esta al 100, y no por las prisas afectar seriamente algún proyecto de la empresa o tu imagen profesional.

Te espero en el siguiente tema de “Cualidades exquisitas”, sonríe.

5 consejos de imagen y protocolo para citas de trabajo vía Skype

25 agosto, 2016 Leave a comment

La tecnología nos está llevando a estar en comunicación con los clientes en formas diversas; aplicaciones que en su inicio se utilizaban más en un contexto “personal”, ahora son un medio casi habitual para estar en contacto con el consumidor, los seguidores e incluso los mismos proveedores.

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Es imposible no tener “imagen” y con esto me refiero a que todas las personas proyectan algo con la forma de vestir, de hablar, de escribir, etc. Cuidar la parte de la apariencia (vestimenta) es un factor importante en al ámbito profesional; sin embargo, hoy día con el internet un profesionista tiene la ventaja de hacer uso de distintas plataformas para compartir información con clientes que radican en otra ciudad o país; y aquí, entra en juego la reputación online.

Skype es una aplicación que ayuda a conectar a las personas de una manera más rápida. Al utilizar este medio de comunicación en al ámbito profesional lo primero es configurar el perfil para que tenga las características mínimas de un perfil profesional: nombre de usuario, fotografía adecuada, nombre y apellido, información de contacto como puede ser un correo electrónico profesional y teléfono.

En esta publicación compartiré contigo 5 tips de imagen y protocolo para citas de trabajo con el cliente vía skype y así proyectar una excelente imagen online:

1.- Programar la cita: al momento de confirmar la cita digital, lo más importante es dejar la información lo más clara posible: indicar el día de la semana, la fecha, especificar el horario en 24 horas o AM – PM. Ejemplo: cita por skype el miércoles 24 de agosto a las 17:00 horas. En caso de programar una cita con cliente de otro país o incluso de otra ciudad es importante cerciorarse de la diferencia de horario y dejar en claro la zona horaria del lugar a considerar para la cita, y así coincidir sin importar la diferencia de horario.

Recordar la cita al cliente un día antes o una hora antes de la fecha.

Conéctate unos minutos antes de la cita para confirmar que todo está bien con la conexión de internet; a la hora de la cita envía un mensaje al cliente si ya está conectado vía skype para indicar que ya estás listo – lista para iniciar la sesión en llamada o videollamada según se requiera o prefiera.

2.- La atmósfera del lugar: lo ideal es estar en un espacio sin ruidos para que esto no sea distractor durante la cita, al realizar videollamada cuida la luz del lugar y el fondo que se proyectará en la cámara (revisa la configuración de sonido y video antes de tu cita para confirmar que todo será de manera profesional). Puedes apoyarte con el uso de audífonos y micrófono de solapa.

3.- Todo listo para una videollamada: nunca te confíes de que solo será llamada, siempre hay que estar preparado – preparada por si el cliente quiere estar en contacto auditivo y visual a través de la video llamada; por tal razón tu imagen profesional debe ser impecable.

4.- Compartir pantalla: en caso de compartir pantalla con tu cliente deja los archivos listos con antelación, así la persona solo verá lo necesario y no perderás tiempo buscando la información entre tus documentos.

5.- Toma notas: al momento de estar en la cita toma nota de los acuerdos o pendiente por realizar después de dicha sesión, así darás seguimiento sin problema.

Para proyectar una excelente imagen profesional online cuida todos los detalles al momento de estar en una reunión de trabajo vía skype desde el saludo mediante el texto, la redacción y ortografía del mensaje para notificar al cliente que ya estás en línea para iniciar la charla, evita el uso de excesivo de emoticones (lo ideal en el ámbito profesional es no usar), ya en videollamada cuidado con el ruido, la luz, la conexión de internet, tu imagen; todas las citas con los clientes son importantes.

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Los buenos modales en la oficina

30 junio, 2016 1 Comment

El objetivo del ser humano es ser feliz; en la actualidad lo ideal es trabajar en algo que te apasione ¡eso es maravilloso! porque estas alegre, te pagan por hacer algo que en verdad te gusta, o estar en una empresa con un excelente ambiente de trabajo en la cual tengas ganas de ir todos los días.

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Para lograr un excelente ambiente de trabajo dentro de la empresa lo más acertado es prestar atención a ciertos detalles que hagan que el personal en verdad se sienta a gusto con presentarse a trabajar, la realidad es que en muchas ocasiones estas cosas son ajenas al trabajador por ser más una responsabilidad de la misma empresa; sin embargo, tú como colaborador puedes fomentar que en tu área de trabajo sí exista una excelente atmósfera.

En el trabajo pasas más de ocho horas al día con las mismas personas; lo que se busca, es que sea un tiempo ameno, entretenido, que con cortesía, amabilidad y compañerismo se promueva un mejor ambiente de trabajo, llevando de la mano una excelente reputación profesional.

A continuación comparto contigo cinco recomendaciones básicas para aplicar los buenos modales dentro de la oficina para lograr un excelente ambiente laboral.

1.- Saludar: al llegar a la oficina saluda a todas las personas que te encuentres en lo que llegas a tu área de trabajo. Al momento de saludar se debe mostrar respeto, el saludo de mano es lo más aceptado, el saludo de beso en la mejilla entre hombre y mujer se utiliza cuando se tiene más confianza. De igual forma, recuerda despedirte.

2.- Sonríe: qué incómodo es ir a trabajar y ver a un compañero o compañera con mala cara! Tener una actitud positiva, agradable, ayuda a que se logre un buen ambiente de trabajo y compañerismo.

3.- Discreción: ser el criticón o la chismosa de la oficina no es algo que hable bien de ti, por el puesto que en ocasiones se desempeña es fundamental ser sumamente reservados y no estar divulgando información de la empresa, del jefe, incluso de los compañeros. De igual modo, si bien se convive con los compañeros de trabajo durante muchas horas, considera ser juicioso – sa con lo que cuentas de tu vida personal.

4.- Modula el tono de voz: si necesitas algo de tu compañero o compañera de trabajo “no grites” levántate, ve a su lugar y pide lo que necesitas o llama a su extensión; de igual forma si estas en una llamada, modula el tono de voz, el resto del personal no tiene por qué enterarse de qué estas hablando. En un ambiente laboral armonioso no hay gritos.

5.- Evita discutir: para pelear se necesitan dos personas, por lo tanto en uno debe caber la prudencia, escucha a tu compañero, identifica qué es lo que está causando la molestia, “no subas la voz, mejora el argumento” y encuentra mejor una solución que beneficie a todos.

Para propiciar un ambiente laboral agradable se requiere ser educados, mostrar respeto, evitar las discusiones, fomenta el compañerismo y trabajo en equipo, esto solo hablará bien de ti como persona.

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¿Cuándo la mala ortografía del colaborador afecta la reputación de la empresa?

7 diciembre, 2015 2 Comments

Hace un par de días celebré el cumpleaños de una amiga, lo curioso fue al momento de sacar el pastel de la caja ¡la felicitación tenía falta de ortografía!

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Cuando la empresa contrata a un colaborador a veces «da por entendido» que tiene ortografía, según la premura por integrar a la persona en sus actividades o el puesto a desempeñar es inusual que se realice al candidato un examen de escritura y se deja pasar por alto este pequeño ¡pero grandísimo detalle! que puede afectar seriamente la imagen de la empresa.

Así como la persona tiene reputación, la empresa también tiene y reputación es lo que los demás comentan de una persona o empresa, esto puede ser en positivo o negativo.

El colaborador se convierte en una extensión de la compañía, por lo tanto la capacitación en la empresa debe ser constante, lamentablemente hay temas que no se consideran importantes dentro de la misma, como es este punto de la ortografía del colaborador.

Aquí cuatro situaciones en las que la mala ortografía afecta la reputación de la empresa:

1.- Correo electrónico: independientemente del puesto de todos los colaboradores de la empresa, lo primordial es cuidar la ortografía y redacción, esto para enviar el mensaje con claridad, sin importar si es un correo interno o un correo a un cliente sumamente importante.

2.- Redes sociales: al asignar esta responsabilidad a cierto colaborador, la compañía debe estar 100 % segura de que la persona tiene conocimiento en ortografía y uso. “Lo que se sube a internet, se queda en internet” y éste es un medio viral, en la cual en segundos se puede ver afectada la imagen de la empresa a nivel mundial por un mensaje con pésima ortografía. Lo delicado es que no se ve el rostro del colaborador hace las publicaciones, ni sabemos su nombre, lo que los seguidores tienen frente a dicho medio de comunicación es el logotipo y el nombre de la empresa.

3.- WhatsApp: en la actualidad este es un medio de comunicación habitual entre el cliente y la empresa, por lo tanto, no se puede pasar por alto el cuidar cada detalle de redacción y ortografía en cada mensaje que se envía.

4.- Textos escritos a mano: si bien el corrector de word o del celular “a veces” ayuda, sin embargo, la realidad es que el correcto ortográfico no tiene la menor idea de la intención del mensaje, y al omitir o colocar el acento de manera errónea cambia el significado al 100 %.

La imagen de la empresa se puede ver afectada cuando el colaborador publica cierto mensaje escrito a mano con letra poco legible, errores ortográficos – Ejemplo: en una pastelería en la cual el colaborador escribe la felicitación, colocar un letrero para dar un aviso, o en un restaurante como es el caso que se puso de moda publicar el menú en pizarra.

La imagen de la empresa la hacen todos, iniciando por los dueños, directivos, gerentes, jefes, y todos los colaboradores que forman parte de cada área. El impacto de la imagen es apariencia, comportamiento y comunicación.

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5 consejos para cuidar la imagen y reputación de la empresa

4 agosto, 2015 Leave a comment

Recuerda: jamás dejar ir a un cliente molesto, este se lo contará mínimo a diez personas, y con las redes sociales ¡quizá a más!… un cliente enojado puede destruir por completo la reputación de una empresa.

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Las redes sociales son una gran herramienta de publicidad para las empresas, lo más importante es generar la cercanía con los clientes, interactuar con ellos, agradecer su preferencia.. ¡No solo vender, vender, vender!

Es gracias al consumidor que la empresa se hace valiosa, cuando las personas comienzan a posicionar la marca porque la quieren, porque les gusta el producto o servicio y comparten su experiencia de “boca en boca”, en internet – El poder de la palabra en posicionamiento de marca es fundamental, es la mejor publicidad y es ¡gratis!

La vestimenta adecuada proyecta credibilidad ante el cliente, por lo tanto para posicionar más la marca lo importante es que la empresa tenga claramente definida su identidad. Los colaboradores con uniforme, o si trabajas de manera independiente determinar el estilo y formalidad con la cual te gustaría proyectar tu actividad o profesión.

El color de la marca, la papelería, logotipo, el eslogan — A veces no se confiere la importancia al eslogan, dicha frase proyecta y dice mucho de qué o quién es la empresa… algo sencillo que dice mucho, incluso existe el caso de varias empresas que su eslogan se identifica más que el mismo nombre de la compañía.

Cuidar la reputación de la marca está en las manos de todos los que colaboran en la empresa, es tener calidad en el servicio, cubrir la necesidad de un producto o servicio superando las expectativas del cliente. Muchos colaboradores realizan un excelente servicio, sin embargo, el secreto es ese “lograr superar las expectativas del cliente” Por lo tanto, el consumidor es lo más importante, siempre expresa información importante para el crecimiento de la empresa ¡escúchalo!

Para tener una buena reputación e imagen te comparto los siguientes tips:

1.- Tener una identidad como empresa – uniforme, web, papelería ( tarjetas de presentación, hojas), misión, visión, valores, eslogan, etcétera.

2.- Ser una empresa honesta cumpliendo con el producto o servicio solicitado en tiempo y respetando el precio pactado con el cliente.

3.- Actualizar ocasionalmente ciertos detalles de la imagen de la empresa (uniforme, tarjetas de presentación, muebles de la oficina, equipo, diseño de la página web, redes sociales).

4.- En cualquier situación escuchar al cliente, sobre todo si está molesto.

5.- Contestar de inmediato los comentarios que puedan afectar la reputación de la empresa, sobre todo en redes sociales. Siempre brindar solución ante un problema.

Todo lo que rodea a la compañía debe transmitir lo que es la empresa, así el cliente relacionará cierto color, olor, diseño o palabra con la compañía.

Si bien un cliente molesto puede manchar la reputación de una compañía, el cliente que esta 100 % satisfecho con una marca es capaz de defender a la empresa en cualquier situación.

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10 recomendaciones para que el correo electrónico sea un acierto en el trabajo

10 julio, 2014 Leave a comment

Recuerdo perfectamente las palabras de mi maestro cuando estaba cursando la materia habilidades directivas “lo que no está escrito, no existe”. Y con esta diversidad de medios para comunicarnos en los negocios, el envío de un correo electrónico siempre será un acierto para formalizar y proyectar una imagen mucho más profesional.

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Gracias a la facilidad de la tecnología, realizar interacciones laborares resulta mucho más fácil sin importar en qué parte del mundo se encuentran las personas. En la actualidad se cierran negocios a través de una llamada telefónica, videollamada o una cita en persona. Como profesionista, empresario o directivo, lo más importante es proyectar una imagen sería y crear confianza, por lo tanto, es conveniente enviar a la brevedad un correo electrónico para dejar por escrito los acuerdos establecidos en dicha reunión.

Sigue estos consejos de diseño y contenido para que el correo electrónico sea un acierto en el mundo laboral:

1.- Dirección de correo electrónico: en caso de no contar con un dominio web lo ideal es preferir el uso de Gmail que un Hotmail; al momento de dar de alta la cuenta según el giro de la empresa registra tu nombre y apellido (alejandraperez@gmail) o el nombre de la empresa (bienestarintegral@gmail.com) reflexionar muy bien este punto ya que el uso de fechas de nacimiento (alejandra100275@gmail) o nombres poco formales (alejefa@gmail) puede afectar seriamente la credibilidad profesional.

2.- Imagen profesional: en el mundo laboral la imagen es reservada; así que evita diseños o imágenes de fondo, letra de colores o el uso de emoticones.

3.- Firma electrónica: indicar en la parte inferior del correo el nombre, puesto o nombre de la compañía; de una manera mesurada se puede añadir datos de la empresa como es teléfono, página web o redes sociales; de igual forma editar la configuración en los dispositivos móviles.

4.- Asunto: el titulo debe ser conciso, que al momento de leer deje muy claro de qué trata el correo, por ejemplo: “cambio de fecha de la reunión del comité”.

5.- Cuerpo del mensaje: sigue estos tres pasos: saludo – contenido – despedida. Cuidar la ortografía y redacción para expresar el motivo del correo de una manera clara y directa; el uso de mayúsculas es agresivo, se relaciona con estar gritando.

6.- Un correo por tema: para dar solución o seguimiento a un pendiente, lo mejor es redactar un correo por tema, así cada uno tiene su grado de importancia y la secuencia lógica en respuestas.

7.- Confirmar citas: especificar el día, la hora y el lugar “nos vemos el martes 15 de julio a las 17:00 horas en mi oficina” – en caso de confirmar una cita online con una persona en otro país, revisar diferencia de horario.

8.- Responder: contestar en un lapso de 24 a 48 horas; lo más importante es emitir un comentario. Si la respuesta se redacta desde el dispositivo móvil puede ser algo sencillo como “enterad@, en breve doy seguimiento” .Si el asunto no es de interés, lo más acertado es ser honestos y breves “gracias por la información, yo me comunico” o “no estoy interesad@, gracias”.

9.- Horario: enviar correos electrónicos en horario de oficina.

10.- Antes de enviar: revisa, siempre se debe proyectar una imagen profesional aunque se envíe un correo a un colega que es un amigo; ser prudente con las palabras, sin darte cuenta puedes estar contestando un email con C.C.O.(con copia oculta) y ser imprudente, leer nuevamente el contenido, recuerda que no sabes hasta dónde puede llegar un correo electrónico laboral.

Cada persona percibe la información de manera distinta, sobre todo si es un texto. Si el tema es delicado o puede causar cierta confusión lo mejor es confirmar con una llamada la intensión del mensaje.

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La tarjeta de presentación en los negocios

10 abril, 2014 Leave a comment

La tarjeta de presentación profesional también conocida como tarjeta de visita es una extensión de la actividad que se realiza en un negocio, por lo cual se le debe conferir toda la atención a la misma, partiendo de la información, el diseño, la calidad del papel, la manera de portar, así como la forma de entregar.

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Lo clásico o estándar siempre será bien aceptado, actualmente hay tarjetas de presentación profesionales mejor conocidas como tarjeta de visita en diferentes medidas, formas, incluso con diseños muy creativos según la actividad. En ocasiones se puede incurrir en el error de utilizar una tarjeta de presentación como folleto, se satura de información lo cual según la actividad hace lucir la tarjeta menos profesional, por lo tanto sería un desacierto para ciertos giros, como puede ser un psicólogo, abogado, dentista, estilista, organización de eventos, etcétera.

Es preferible tener una tarjeta de visita con la información necesaria, y posteriormente explicar al cliente la gama de servicios que se ofrecen, inclusive lo más adecuado es tener tarjetas de presentación y folletos (en caso de que se considere necesario según la actividad o el negocio).

Para indicar el correo electrónico en la tarjeta de presentación lo más conveniente es tener un dominio web de la empresa, lo cual proyecta mayor profesionalismo a diferencia de un Hotmail o en su defecto es mejor usar Gmail.

La tarjeta de presentación profesional o tarjeta de visita se entrega con las letras hacia la persona que la recibe, esto para que resulte mucho más sencilla de leer. De igual forma se entrega cuando existe el interés en realizar negocios con la otra persona, o cuando la soliciten; por lo tanto, evita repartir tarjetas “como folletos” sobre todo en eventos sociales.

Si realizas negocios fuera del país de origen investiga si existe algún protocolo especial para el uso de la tarjeta de visita; como es el caso de Japón, que es tratada con mucho respeto, se hace una pequeña reverencia, se entrega con las dos manos, los pulgares quedan arriba cuidando el no tapar la información y de igual forma se recibe. Incluso en China y otros países orientales no es bien visto guardar la tarjeta sin leer o colocarla en los bolsillos y mucho menos escribir en ella.

Un gesto de etiqueta en los negocios es indicar la información en su idioma (en este caso español) y por el otro lado la misma información en el idioma del lugar que se visita o en inglés por ser el idioma universal en los negocios.

Como empresario, profesionista, siempre lleva contigo tarjetas de presentación profesionales con datos actuales, por ningún modo usar tarjetas con tachones; Así mismo la manera en que portan, un tarjetero invariablemente será mejor opción que la cartera.

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